Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

DealClosed is een in Nederland gevestigd product. De verwerkings­verantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is de exploitant van DealClosed. Voor vragen over deze privacyverklaring of om je rechten uit te oefenen kun je contact opnemen via info@dealclosed.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens — e-mailadres, volledige naam en bedrijfsnaam die je bij registratie invult.
• Bedrijfsinstellingen — adres, telefoonnummer, logo en overige gegevens die je invult bij je bedrijfsprofiel.
• Offertedata — klantnamen, offerteteksten, bedragen en overige informatie die je in DealClosed verwerkt.
• Gebruiksgegevens— inlogmomenten, acties in de app (bijv. offerte aangemaakt, e-mail verzonden) ten behoeve van de dagelijkse samenvatting en productverbetering. Wanneer een klant een door jou verstuurde offerte-link opent, registreren wij dat moment (datum/tijd en aantal keer) zodat jij de status ‘bekeken’ ziet voor je opvolging.
• Technische gegevens — om de dienst te beveiligen, fouten op te sporen en de prestaties te meten verwerken wij beperkte technische gegevens (zoals IP-adres, browsertype en geaggregeerde, cookieloze gebruiksstatistieken). Zie de cookieverklaring voor details.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Het leveren en verbeteren van de DealClosed-dienst (uitvoering van de overeenkomst).
• Het verzenden van de dagelijkse e-mailsamenvatting (opt-in, gerechtvaardigd belang).
• Het versturen van offertes namens jou naar jouw klanten (uitvoering van de overeenkomst).
• AI-functies: wanneer je AI-schrijfhulp gebruikt of een document (zoals een PDF of spreadsheet) importeert om er automatisch een offerte of factuur van te maken, worden de relevante gegevens — waaronder offerteteksten en klantgegevens die in het document staan (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres) — doorgestuurd naar Groq Cloud (VS) voor verwerking. Dit geldt voor zowel het gratis plan als Pro. Groq verwerkt deze data uitsluitend om het gevraagde resultaat te genereren en gebruikt deze niet voor trainings­doeleinden.

4. Met welke partijen delen wij gegevens?

Wij schakelen de volgende verwerkers in. Sommige worden alleen gebruikt als jij de betreffende functie of koppeling inschakelt (dat staat er dan bij).

• Supabase Inc. — databaseopslag en authenticatie (servers beschikbaar in de EU).
• Resend Inc. — transactionele e-mailbezorging (o.a. offerte- en factuurmails en de dagelijkse samenvatting).
• Groq Inc. — AI-tekstgeneratie en AI-documentimport, alleen bij gebruik van AI-functies (VS, SCCs van toepassing).
• Stripe, Inc. — verwerking van je eigen DealClosed-abonnement (Pro). Bij het afrekenen worden o.a. je e-mailadres en account-identificatie verwerkt (VS/EU, SCCs van toepassing). Alleen als je een betaald abonnement afsluit.
• Mollie B.V. — verwerking van de betaal- en aanbetalingslinks die jij naar je eigen klanten stuurt. Betalingen lopen via jouw eigen gekoppelde Mollie-account; daarbij geven wij o.a. het betaalbedrag en de omschrijving door (EU). Alleen als je Mollie koppelt.
• Moneybird — boekhoudkoppeling: het doorzetten van offerte- en factuurgegevens (waaronder klant- en bedrijfsgegevens) naar jouw eigen Moneybird-administratie (EU). Alleen als je Moneybird koppelt.
• Vercel Inc. — hosting en infrastructuur, plus cookieloze, geaggregeerde gebruiks- en prestatiestatistieken (Vercel Analytics en Speed Insights) (VS, SCCs van toepassing).
• Functional Software, Inc. (Sentry) — fout- en prestatiemonitoring om problemen op te sporen en op te lossen (VS, SCCs van toepassing).

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden en delen deze niet voor marketing­doeleinden van anderen.

5. Bewaartermijnen

Accountgegevens en offertedata bewaren wij zolang je een actief account hebt. Na opzegging worden gegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn. Gebruikslogboeken worden maximaal 12 maanden bewaard.

6. Jouw rechten (AVG)

Je hebt het recht om:

• Inzage te vragen in jouw persoonsgegevens.
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Jouw gegevens te laten verwijderen ('recht op vergetelheid').
• Een kopie van jouw data op te vragen (dataportabiliteit).
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.

Stuur hiervoor een e-mail naar info@dealclosed.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

7. Beveiliging

Alle verbindingen zijn beveiligd via HTTPS. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt via row-level security op databaseniveau. Wachtwoorden worden niet opgeslagen — authenticatie verloopt via een eenmalige inlogcode (OTP) per e-mail.

8. Cookies en statistieken

DealClosed gebruikt functionele cookies voor sessiebeheer en daarnaast cookieloze, privacyvriendelijke gebruiks- en prestatiestatistieken (Vercel Analytics en Speed Insights) en foutmonitoring (Sentry). Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies. Zie onze cookieverklaring voor meer informatie.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij materiële wijzigingen informeren wij je via e-mail of een melding in de app. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

10. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw gegevens? Neem eerst contact met ons op via info@dealclosed.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).